A gestão de um condomínio envolve uma grande quantidade de documentos essenciais, desde contratos e boletos até atas de reunião e registros de manutenção. A perda ou extravio de qualquer um desses arquivos pode causar grandes transtornos, prejudicando a administração e até resultando em problemas legais. Para evitar esse tipo de situação, é fundamental adotar medidas eficazes para armazenar e gerenciar esses documentos de forma segura.

1. Organize e padronize o armazenamento dos documentos

Uma das principais causas da perda de documentos é a falta de organização. Criar um padrão para arquivamento, seja físico ou digital, é essencial. Para isso:

• Utilize pastas e etiquetas para documentos físicos, organizando-os por categorias e datas.
• Estabeleça uma rotina de arquivamento para evitar acúmulo desordenado.
• Faça revisões periódicas para descartar documentos que não precisam ser armazenados.

2. Digitalize seus documentos

A digitalização é uma das formas mais eficientes de evitar a perda de documentos. Com um sistema bem estruturado, os arquivos ficam protegidos contra extravios, deterioração e até mesmo desastres como incêndios e inundações. Além disso, documentos digitalizados podem ser acessados de qualquer lugar, facilitando a gestão.

A Célula oferece um serviço completo de digitalização, garantindo a conversão segura de documentos físicos em arquivos digitais.

3. Utilize um sistema de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)

Ter um sistema especializado, como o GED Célula, permite armazenar, organizar e localizar documentos de forma rápida e segura. Esse tipo de plataforma possibilita:

• Acesso remoto e controlado aos arquivos.

• Maior segurança com backups automáticos.

• Controle de versões e permissões de acesso para diferentes usuários.

4. Aposte na guarda física segura

Alguns documentos precisam ser mantidos em formato físico por determinado período. Para esses casos, contar com um serviço especializado de guarda física é uma ótima solução. A Célula possui um serviço personalizado, com espaços seguros, climatizados e com monitoramento 24h para garantir a preservação dos documentos armazenados.

5. Mantenha backups regulares

Independente do formato dos seus documentos, é essencial manter backups periódicos. Para documentos físicos, digitalize cópias de segurança. Para documentos digitais, utilize sistemas de armazenamento na nuvem com redundância, garantindo que nenhuma informação seja perdida.

Conte com um parceiro especializado

A gestão documental pode ser um grande desafio para administradoras de condomínios. Por isso, contar com uma empresa especializada, como a Célula, pode ser um diferencial. Com soluções completas em digitalização, GED, guarda física e BPO, a Célula ajuda a manter seus documentos sempre organizados, seguros e acessíveis.

Evitar a perda de documentos é essencial para garantir a eficiência e segurança da gestão condominial. Implementando boas práticas de organização, digitalização e armazenamento seguro, sua administradora pode evitar problemas e otimizar processos. Quer saber mais sobre como podemos te ajudar? Entre em contato com a Célula!

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