Pequenos custos, grandes problemas: a gestão de despesas significa olhar para os detalhes

Todos os dias, CFOs e responsáveis financeiros se veem em um verdadeiro labirinto de cobranças: limites de crédito apertados, assinaturas que se acumulam,  pagamentos que nunca param de chegar etc. E, para muitos, é um jogo em que se perde mais do que se ganha.

“Por que é tão difícil controlar despesas?”, esses profissionais pensam. Não importa o porte da empresa, realizar essa tarefa com eficiência é um desafio universal. 

O problema começa com o volume de informações que nem sempre são complexas, mas que são fundamentais para uma gestão bem estruturada.  Quem comprou isso? Foi no crédito, no débito ou no Pix? É possível pagar no mês que vem? Onde estão as notas? Cadê o contrato? Alguém está controlando o limite do cartão?

A falta de atenção a despesas aparentemente pequenas acaba comprometendo o fluxo de caixa e trava a estratégia de crescimento do negócio. Inclusive, aqui na Conta Simples, percebemos esses prejuízos indo a campo. 

No “Panorama da Gestão de Despesas Corporativas no Brasil”, estudo que fizemos em parceria com a Visa, observamos que nove em cada dez empresas ainda negligenciam a gestão de determinados gastos. Os itens menos geridos são: aluguel de carros ou outros veículos (9%), serviços de cibersegurança (14%), despesas de viagem (17%), seguros (17%) e treinamentos (21%).

Outro dado curioso do levantamento é que 60% dos entrevistados acreditam que a gestão de despesas deve envolver a previsão de receitas e gastos a longo prazo. Aspectos essenciais como políticas internas de controle, gestão do dia-a-dia, auditorias regulares e uso de tecnologias especializadas praticamente desapareceram das respostas.

Esses números nos fizeram perceber que ainda há uma grande falta de compreensão sobre o conceito de “gestão de despesas”, tornando algo aparentemente inofensivo em  armadilhas que minam o lucro da empresa sem chamar a atenção. 

Gerenciar gastos é sobre controlar os custos em tempo real, e não apenas realizar previsão de longo prazo sem uma checagem frequente. Ignorar esse hábito é colocar em jogo a competitividade e o sucesso do negócio. 

Uma camada eficiência sobre as linhas e colunas

As pequenas negligências financeiras se tornam grandes problemas que os times não percebem, já que as planilhas utilizadas no dia a dia da gestão acabam ficando desatualizadas. No fim, o simples ato de controlar as despesas acaba se transformando em um jogo de paciência, quando teria que ser de eficiência.

Não há mais espaço apenas para linhas e colunas: a nova era da gestão de despesas exige inteligência, visão real time de dados e tecnologia. Essa é a chave para otimizar tempo e dinheiro de forma simples, direta e precisa. 

Quem não se adapta à era digital acaba ficando para trás. Sem um sistema automatizado, que organize e categorize as despesas, é natural que custos não operacionais fiquem fora do radar, comprometendo a previsão financeira e a tomada de decisões de forma estratégica. 

Cada centavo conta. Gasto por gasto. Compra por compra. São esses detalhes que uma plataforma de gestão de despesas contempla, permitindo clareza e controle sobre todos os custos da empresa.

Visibilidade total: o passaporte para o sucesso financeiro

Visibilidade não é apenas uma vantagem, é uma necessidade para quem quer transformar a gestão de despesas em uma verdadeira estratégia de sucesso. Soluções especializadas que proporcionam uma visão completa e em tempo real de custos, como assinaturas, viagens ou insumos, não se tratam só de “não deixar a peteca cair”; são uma fonte de inteligência estratégica. 

Com isso, a empresa ganha não só em controle, mas também permite que sua equipe opere com mais autonomia e assertividade. E, é claro, sem que o financeiro se perca sobre o que acontece com o caixa, possibilitando  maior segurança financeira, menos surpresas no orçamento e, o mais importante, um uso mais inteligente e estratégico dos recursos, transformando dados em decisões. A luz no fim desse túnel é o crescimento sustentável.

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